Liaison hiérarchique directe :

Ascendante (N+1) :

Directeur des ressources humaines et du personnel médical                                      

Responsable du personnel non médical

Responsable du personnel médical

Descendante (N-1) : NA

Liaisons fonctionnelles:

• Autres secrétariats des directions fonctionnelles
• Personnel médical et personnels soignants, médico-techniques, techniques, administratifs et des services généraux.
• Agents du service des ressources humaines et du personnel médical

MISSION :

• Assister le directeur des ressources humaines et du personnel médical dans ses missions quotidiennes, ainsi que les responsables du personnel non médical et médical
• Assurer l’accueil et le secrétariat de la DRH-DAM
• Organiser et suivre les instances : Formation Spécialisée en matière de Santé, de Sécurité et de Conditions de Travail (F3SCT) et Comité Social d’Etablissement (CSE)

ACTIVITES PRINCIPALES:

Assurer le secrétariat du service des ressources humaines et du personnel médical :

• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et les messages électroniques
• Traiter les courriers, dossiers et documents afférents aux candidatures médicales et non médicales
• Gérer les stocks de fournitures et petits matériels du service

Assister le DRH et les responsables du personnel médical et non médical :

• Assister le DRH dans la gestion de ses courriers (mails et papiers) et de ses dossiers
• Gérer les agendas du DRH et des responsables du personnel médical et non médical
• Organiser les réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées
• Reproduire et diffuser des documents, des dossiers

Répondre aux demandes des agents :

• Accueillir par téléphone et/ou physiquement les agents
• Gérer les demandes de mouvements du personnel titulaire (mutations, disponibilités, détachement, etc.)
• Gérer l’accueil en stages des psychologues et des sages-femmes
• Gérer les cumuls d’activité
• Gérer les demandes de protection juridique et fonctionnelle
• Assurer le suivi des autorisations de stationnement au sein de l’établissement

Organiser les instances F3SCT et CSE :

• Planifier les instances annuelles
• Préparer avec le DRH et le secrétaire d’instance les ordres du jour
• Envoyer les convocations et organiser les séances
• Assister aux instances et élaborer les procès-verbaux

ACTIVITES PONCTUELLES

• Assurer le remplacement de la secrétaire de direction des soins lors de ses congés
• Centraliser les données sociales annuelles et élaborer le Rapport Social Unique

Durée d’encadrement : NA 

Qualités et aptitudes requises :

Technique : NA

Physique : NA

Psychologique : NA

Organisationnelle : Savoir-être

• Sens relationnel aigu
• Qualités rédactionnelles (PV des instances)
• Rigueur et organisation (tenue des dossiers, des agendas, classement…)
• Discrétion (confidentialité)

Savoir-faire :

• Maîtrise de WORD – EXCEL – POWERPOINT
• Connaissance des logiciels RH (Cpage i, CHRONOS)
• Statut de la fonction publique hospitalière

CONTRAINTES DU POSTE

Amplitude horaire : 7H75 - 1 ETP

Congés et temps de travail : Selon les règles de gestion du temps de travail

Tenue : Selon le règlement intérieur

Temps de repas : Selon le règlement intérieur et en fonction de l’activité

Une expérience de deux ans est exigée dans la fonction publique hospitalière